AGB

Allgemeine Geschäftsbedingungen roana.design GmbH

Stand: 01.01.2026

1. Geltungsbereich, Begriffe

Diese AGB gelten für alle Verträge sowie auch für vorvertragliche Geschäftsbeziehungen (insbesondere Anfrage-, Angebots-, Pitch- und Konzeptphasen) über Planungs-, Design-, Konzeptions-, Grafik-, Projektsteuerungs-, Produktions-, Miet-, Logistik- sowie Auf- und Abbauleistungen im Zusammenhang mit Messe- und Eventauftritten sowie Innenausbau und Innenraumgestaltung („Leistungen“) zwischen roana.design GmbH („Auftragnehmer“) und ihren Kunden („Auftraggeber“).

Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern i.S.d. § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Verbraucher werden nicht Vertragspartei, sofern nicht ausdrücklich in Textform vereinbart.

Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Auftraggebers gelten nur, wenn der Auftragnehmer ihnen ausdrücklich in Textform zustimmt.

2. Vertragsgrundlagen, Rangfolge

Maßgeblich sind in folgender Reihenfolge: (1) Vertrag/Leistungsbeschreibung, (2) Angebot, (3) Auftragsbestätigung, (4) diese AGB, (5) gesetzliche Vorschriften.

Individuelle Vereinbarungen der Parteien haben stets Vorrang vor diesen AGB.

Änderungen/Ergänzungen des Vertrages sollen aus Beweisgründen in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist.

3. Angebote, Unterlagen, Mitwirkung des Auftraggebers

Angebote sind, sofern nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet, freibleibend.

Der Auftraggeber stellt alle für Planung/Produktion erforderlichen Informationen (z.B. CI-Guidelines, Logos, Texte, technische Vorgaben der Messe, Hallenpläne, Medien-/Rigging-/Bauhöhen, Statik-/Genehmigungsanforderungen, Deadlines der Messe) rechtzeitig, vollständig und richtig zur Verfügung.

Verzögerungen oder Mehrkosten, die aus verspäteten/falschen Angaben, aus Änderungen des Auftraggebers oder aus Vorgaben/Änderungen der Messegesellschaft resultieren, gehen nicht zu Lasten des Auftragnehmers und werden als Mehrleistung vergütet.

4. Vertragsschluss

Ein Vertrag kommt zustande durch (a) Auftragsbestätigung des Auftragnehmers in Textform oder (b) Annahme des Angebots durch den Auftraggeber in Textform oder (c) Beginn der Ausführung durch den Auftragnehmer.

Mündliche Nebenabreden sind nur wirksam, wenn sie in Textform bestätigt werden.

5. Leistungsarten: Werkleistung, Miete, Fremdleistungen

Messebau-/Produktions-/Montageleistungen sind regelmäßig Werkleistungen. Mietmöbel, Mietsysteme und wiederverwendbare Standbauteile können mietweise überlassen werden.

Der Auftragnehmer darf sich zur Vertragserfüllung Subunternehmern bedienen.

Soweit der Auftragnehmer auf Wunsch des Auftraggebers Leistungen Dritter (z.B. Messe-Technik, Spedition, Rigging, Medienproduktion, Catering, Hostessen, Elektrikerleistungen der Messe) nur vermittelt/koordiniert, haftet der Auftragnehmer nicht für deren Leistung, außer bei nachweislich schuldhafter Auswahl oder Pflichtverletzung in der Koordination.

6. Preise, Zusatzleistungen, Kostenänderungen

Preise verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer sowie ggf. Verpackung, Transport, Speditionskosten, Zoll, Versicherungen, Gebühren der Messegesellschaft und sonstiger Auslagen, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart.

Nicht im Angebot enthaltene Leistungen (z.b. zusätzliche Renderings, Planänderungen, zusätzliche Abstimmungen, Express-Produktion, Nacht-/Wochenendarbeiten, Zusatzlogistik) werden nach Aufwand oder zu vereinbarten Einheitssätzen berechnet.

Fixpreis / Kostenänderungen

  1. Die Angebotspreise gelten für einen Zeitraum von 4 Monaten ab Vertragsschluss als Basis.

  2. Wird eine Ausführung/Lieferung über diesen Zeitraum hinaus vereinbart oder verschiebt sich der Projekt-/Ausführungszeitraum aus Gründen, die der Auftragnehmer nicht zu vertreten hat (z.B. verspätete Freigaben, nachträgliche Änderungen, Messe-/Veranstaltervorgaben, Lieferkettenstörungen), ist der Auftragnehmer berechtigt, nachweisliche Kostensteigerungen bei Material/Einkauf, Energie, Transport/Logistik sowie Lohnkosten (einschließlich tariflicher/branchenüblicher Anpassungen) in angemessenem Umfang weiterzugeben.

  3. Der Auftragnehmer kündigt eine Preisanpassung in Textform an und begründet diese nachvollziehbar. Kostenminderungen in den genannten Positionen sind entsprechend zu berücksichtigen.

  4. Übersteigt die Preisanpassung insgesamt 5 % der vereinbarten Netto-Gesamtvergütung, kann der Auftraggeber innerhalb von 7 Kalendertagen nach Zugang der Mitteilung den Vertrag hinsichtlich des noch nicht erbrachten Leistungsteils kündigen. In diesem Fall sind die bis dahin erbrachten Leistungen sowie bereits ausgelöste, nicht mehr stornierbare Fremdkosten/Bestellungen gemäß Ziff. 19 zu vergüten/zu erstatten.

7. Termine, Lieferfristen, höhere Gewalt

Termine sind nur verbindlich, wenn sie in Textform als Fixtermin vereinbart sind. Messe-Deadlines sind regelmäßig kritisch; der Auftraggeber muss Freigaben fristgerecht erteilen.

Bei höherer Gewalt oder unvorhersehbaren Ereignissen (z.B. Streik, behördliche Maßnahmen, Ausfall von Lieferketten, Sperrungen, Messeabsage, extreme Wetterereignisse) verlängern sich Fristen angemessen. Ist die Leistung dauerhaft unmöglich, können beide Parteien vom Vertrag zurücktreten; bereits erbrachte Leistungen sind zu vergüten.

8. Abnahme, Übergabe, Nutzung

Werkleistungen werden grundsätzlich bei Fertigstellung/Standübergabe abgenommen. Eine Abnahme kann auch unmittelbar vor Messebeginn erfolgen. Der Auftraggeber stellt sicher, dass ein abnahmeberechtigter Ansprechpartner vor Ort ist.

Der Auftragnehmer kann dem Auftraggeber nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme setzen. Nimmt der Auftraggeber innerhalb der Frist nicht ab und benennt er innerhalb der Frist in Textform keine Mängel, die der Abnahme entgegenstehen, gilt das Werk als abgenommen.

Nimmt der Auftraggeber den Stand in Gebrauch oder eröffnet die Messe, gilt die Abnahme als erfolgt, sofern nicht zuvor Mängel gerügt wurden, die der Abnahme entgegenstehen. Messeübliche, geringfügige Abweichungen berechtigen nicht zur Abnahmeverweigerung.

Bei mietweise überlassenen Gegenständen erfolgt eine Rückgabe/Übergabe nach Messeende. Der Auftraggeber sorgt für Zugang und Mitwirkung (z.B. Räumung von Exponaten).

9. Gewährleistung (Mängel)

Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsrechte für Werkleistungen, mit folgenden Maßgaben:

  • Der Auftragnehmer leistet grundsätzlich durch Nacherfüllung (Nachbesserung oder Ersatz).
  • Mängel sind unverzüglich in Textform anzuzeigen, bei erkennbaren Mängeln spätestens bei Abnahme/Übergabe.
  • Geringfügige, messeübliche Abweichungen (Farbton-/Materialchargen, Maße innerhalb Toleranz, kleine Oberflächenunregelmäßigkeiten) stellen keinen Mangel dar.
  • Für Schäden/Mängel durch unsachgemäße Nutzung, Feuchtigkeit/Hitze, Veränderungen durch den Auftraggeber oder Dritte, Messebetrieb (Publikumsverkehr) oder hallenseitige Gegebenheiten wird keine Gewähr übernommen.

10. Haftung

  • Der Auftragnehmer haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.
  • Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Auftragnehmer nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und dann beschränkt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.
  • Die Haftung für atypische, nicht vorhersehbare mittelbare Schäden und Folgeschäden ist ausgeschlossen.
  • Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

11. Gefahrübergang, Transport, Einlagerung

  1. Werkleistungen (Stand/Einbauten/Montage): Die Gefahrtragung richtet sich nach Werkvertragsrecht. Der Auftragnehmer trägt die Gefahr bis zur Abnahme/Übergabe; bei Annahmeverzug des Auftraggebers geht die Gefahr nach den gesetzlichen Vorschriften über.

  2. Transport/Versand von Gegenständen/Transportgütern: Soweit Gegenstände/Materialien versendet oder transportiert werden (insbesondere Anlieferung zur Messe oder Rücktransport) und nichts Abweichendes vereinbart ist, erfolgt dies auf Kosten des Auftraggebers. Die Gefahr für zufälligen Untergang oder zufällige Verschlechterung der Transportgüter geht bei Versendung mit Übergabe an den Spediteur/Frachtführer auf den Auftraggeber über. Dies gilt auch bei frachtfreier Lieferung.

    Transportschäden sind sofort zu dokumentieren und dem Auftragnehmer unverzüglich mitzuteilen; bei Spedition sind Vorbehalte auf Frachtpapieren anzubringen.

  3. Einlagerungen erfolgen nur nach Vereinbarung. Für eingelagertes Gut des Auftraggebers haftet der Auftragnehmer nur bei schuldhafter Pflichtverletzung und im Übrigen im Rahmen einer ggf. vereinbarten Versicherung.

12. Versicherungen

Der Auftraggeber ist verantwortlich, ausreichenden Versicherungsschutz zu unterhalten (insb. Aussteller-/Messeversicherung, Haftpflicht, Transport, Exponate).

Eine Versicherung durch den Auftragnehmer erfolgt nur auf ausdrückliche Weisung in Textform und auf Kosten des Auftraggebers.

13. Zahlungsbedingungen, Abschläge, Zurückbehaltungsrechte

Rechnungen sind, sofern nicht abweichend vereinbart, sofort fällig. Skonto nur bei Vereinbarung in Textform.

Der Auftragnehmer ist berechtigt, Abschlagszahlungen zu verlangen. Üblich (wenn nicht anders vereinbart):

  • 40 % bei Auftragserteilung / nach Auftragsbestätigung
  • 40 % spätestens 30 Tage vor Messebeginn
  • 20 % bei Abnahme/Standübergabe bzw. Messeende

(Alternativ kann projektabhängig ein anderer Abschlagsplan vereinbart werden.)

Bei Zahlungsverzug darf der Auftragnehmer Leistungen zurückhalten, Termine verschieben und/oder vom Vertrag zurücktreten, soweit gesetzlich zulässig. Kosten daraus trägt der Auftraggeber.

Aufrechnung und die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts sind nur mit unbestrittenen, rechtskräftig festgestellten oder entscheidungsreifen Forderungen zulässig. Dies gilt nicht, soweit die Gegenforderung aus demselben Vertragsverhältnis stammt.

14. Eigentumsvorbehalt (bei Verkauf)

Gelieferte, verkaufte Gegenstände bleiben bis zur vollständigen Zahlung Eigentum des Auftragnehmers.

Eine Weiterveräußerung vor Eigentumsübergang ist nur im ordentlichen Geschäftsgang zulässig; Forderungen daraus werden in Höhe der offenen Forderung an den Auftragnehmer abgetreten.

15. Mietgegenstände, Sorgfalt, Haftung des Auftraggebers

Mietgegenstände bleiben Eigentum des Auftragnehmers bzw. dessen Vermietpartnern.

Der Auftraggeber haftet für Verlust, Diebstahl, Beschädigung, unsachgemäße Nutzung und Fehlmengen von Mietgegenständen bis zur Höhe der Wiederbeschaffungs- bzw. Reparaturkosten.

Der Auftraggeber verpflichtet sich, Mietgegenstände pfleglich zu behandeln und vor Zugriff Dritter (insb. Diebstahl) angemessen zu schützen.

16. Schutzrechte, Urheberrecht, Nutzungsrechte an Konzepten/Design/Plänen

Alle vom Auftragnehmer erstellten Konzepte, Layouts, Renderings, Entwürfe, Pläne, Zeichnungen, CAD-Daten, Texte, Grafiken, Visualisierungen, Präsentationen, Kalkulationen usw. bleiben geistiges Eigentum des Auftragnehmers, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes schriftlich vereinbart ist.

Der Auftraggeber erhält nach vollständiger Zahlung ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für den vertraglich vereinbarten Zweck (konkret: die Umsetzung/Kommunikation des vereinbarten Messeauftritts).

Hiervon ausgenommen ist die Nutzung der Unterlagen ausschließlich zur internen Prüfung und Entscheidungsfindung des Auftraggebers; jede darüberhinausgehende Nutzung (insbesondere Umsetzung, Veröffentlichung, Weitergabe an Dritte, Nachbau/Teilnachbau) bleibt ohne vorherige Zustimmung des Auftragnehmers in Textform untersagt. Bei Verstoß schuldet der Auftraggeber neben Unterlassung und Schadenersatz mindestens eine angemessene Nutzungs-/Lizenzgebühr.

Der Auftraggeber gewährleistet, dass von ihm gelieferte Inhalte (Logos, Bilder, Texte, Marken) frei von Rechten Dritter sind bzw. er über die erforderlichen Nutzungsrechte verfügt, und stellt den Auftragnehmer von Ansprüchen Dritter frei.

17. Referenznutzung

(1) Referenzrecht

Der Auftragnehmer ist berechtigt, Leistungen und Arbeitsergebnisse als Referenz für eigene Marketing- und Vertriebszwecke zu verwenden (insbesondere Website, Social Media inkl. LinkedIn, PDF-Präsentationen, Pitches, Wettbewerbe/Awards, Case Studies). Dies umfasst auch Konzepte/Entwürfe/Renderings/Planungen aus Angebots-, Pitch- oder Konzeptphasen, unabhängig davon, ob es später zur Beauftragung kommt.

(2) Name/Logo/Marken des Auftraggebers

Der Auftraggeber willigt ein, dass der Auftragnehmer zu Referenzzwecken den Namen sowie Marken/Logos des Auftraggebers in angemessenem Umfang nutzen darf, soweit dadurch keine vertraulichen Informationen offengelegt werden und die Darstellung wahrheitsgemäß erfolgt.

(3) Widerspruch / Einschränkung

Der Auftraggeber kann der Referenznennung (insbesondere Name/Logo/Marken) aus berechtigtem Interesse in Textform widersprechen.

  • a) Bei Angebots-/Pitchunterlagen: Der Widerspruch ist innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zugang der ersten Referenz-/Konzeptunterlagen zu erklären.
  • b) Bei beauftragten Projekten: Der Widerspruch ist spätestens bis zur finalen Designfreigabe zu erklären.

Im Falle des rechtzeitigen Widerspruchs verwendet der Auftragnehmer die Referenz ausschließlich anonymisiert (ohne Name/Logo/Marken).

(4) Widerruf für die Zukunft

Ein Widerspruch/Widerruf wirkt für die Zukunft. Bereits veröffentlichte Inhalte entfernt der Auftragnehmer innerhalb angemessener Frist, soweit dies wirtschaftlich zumutbar und technisch möglich ist.

(5) Vorrang von Vertraulichkeit/NDA

Abweichende Vertraulichkeitsvereinbarungen (z. B. NDA) gehen dieser Regelung vor.

18. Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln nicht offenkundige, als vertraulich erkennbare Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich.

Vertraulichkeit gilt nicht für Informationen, die (a) allgemein bekannt sind, (b) rechtmäßig von Dritten erlangt wurden oder (c) aufgrund gesetzlicher/behördlicher Verpflichtung offenzulegen sind.

19. Kündigung, Storno, Rücktritt

  1. Kündigt der Auftraggeber einen Werkvertrag, richten sich die Rechtsfolgen nach § 648 BGB. Der Auftragnehmer hat Anspruch auf Vergütung der bis zum Zugang der Kündigung erbrachten Leistungen. Für den noch nicht erbrachten Teil der Werkleistung kann der Auftragnehmer die vereinbarte Vergütung verlangen; anzurechnen sind ersparte Aufwendungen sowie anderweitiger Erwerb bzw. böswillig unterlassener Erwerb.

  2. Anstelle der konkreten Abrechnung kann der Auftragnehmer unter Berücksichtigung gewöhnlich ersparter Aufwendungen für den noch nicht erbrachten Teil eine pauschalierte Vergütung verlangen. Maßgeblich ist der im Vertrag/Projektplan vereinbarte Messebeginn bzw. der vereinbarte Auf-/Montagebeginn (ersatzweise der früheste vereinbarte Leistungs-/Liefertermin). Die Pauschale beträgt:

    • bis 4 Monate vor dem maßgeblichen Termin: 20 % der auf den noch nicht erbrachten Teil entfallenden Vergütung
    • bis 3 Monate: 40 %
    • bis 2 Monate: 60 %
    • bis 2 Wochen: 75 %
    • ab 2 Wochen: 90 %
    • 9 Kalendertage oder weniger: 100 %

    Dem Auftraggeber bleibt der Nachweis vorbehalten, dass dem Auftragnehmer ein geringerer Schaden entstanden ist; dem Auftragnehmer bleibt der Nachweis eines höheren Anspruchs vorbehalten.

  3. Unabhängig von Abs. (1) und (2) sind vom Auftraggeber alle bis zum Kündigungszugang bereits ausgelösten bzw. nicht mehr stornierbaren Fremdkosten, Drittleistungen, behördlichen/veranstalterseitigen Gebühren, Materialbestellungen und sonstigen Auslagen (insbesondere Subunternehmer, Mietequipment/Dry-Hire, Logistik/Spedition, Hotel/Travel, Messe-/Service-Bestellungen) zu erstatten, soweit diese nicht bereits in der Vergütung enthalten sind. Gleiches gilt für Storno-/Umbuchungsgebühren Dritter.

  4. Ein „Storno“ oder ein Rücktritt ohne gesetzlichen Grund gilt als Kündigung im Sinne dieser Ziffer. Gesetzliche Rücktrittsrechte bleiben unberührt.

  5. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund nach § 648a BGB bleibt unberührt. Kündigt der Auftragnehmer aus wichtigem Grund oder kommt es aus vom Auftraggeber zu vertretenden Gründen zur Vertragsbeendigung, gelten die vorstehenden Regelungen zur Vergütung/Entschädigung und zum Auslagenersatz entsprechend; weitergehende Ansprüche bleiben unberührt.

20. Datenschutz

Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Vertragsdurchführung. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung auf https://roana.design/datenschutzerklaerung/

21. Erfüllungsort, Gerichtsstand, Recht

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Erfüllungsort ist der Sitz des Auftragnehmers.

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertragsverhältnis ist, soweit zulässig, der Sitz des Auftragnehmers.

22. Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gelten die gesetzlichen Vorschriften.

Nebenabreden bestehen nicht. Individuelle Vereinbarungen bleiben hiervon unberührt; Änderungen und Ergänzungen sollen aus Beweisgründen in Textform bestätigt werden.

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